【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案的管理，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，提升工作效率和管理水平，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中形成的各类文件档案，包括但不限于公文、合同、报告、会议记录、项目资料等。
一、制度目的
1. 明确文件档案的分类、归档、保管、调阅及销毁流程；
2. 防止文件丢失、泄露或损毁；
3. 提高信息利用效率，便于查阅与管理；
4. 确保符合相关法律法规及公司内部管理要求。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门及全体员工，涵盖以下类型文件：
| 文件类型 | 说明 |
| 公文类 | 上级单位下发的文件、通知、通报等 |
| 合同类 | 与外部合作签订的合同、协议等 |
| 会议类 | 会议纪要、议程、决议等 |
| 报告类 | 工作总结、分析报告、调研报告等 |
| 项目类 | 项目计划书、进度报告、验收材料等 |
| 行政类 | 人事资料、财务凭证、印章管理等 |
三、管理职责
| 职责部门 | 主要职责 |
| 综合办公室 | 负责文件档案的统一管理和监督执行 |
| 各部门负责人 | 负责本部门文件的收集、整理与归档 |
| 档案管理员 | 负责文件的分类、编号、登记、保管及借阅管理 |
| 员工 | 按照规定及时归档文件，确保资料完整 |
四、文件归档流程
1. 文件形成后：由经办人负责初步整理，确保内容完整、格式规范；
2. 提交审核：经部门负责人审核确认后，交至档案管理员；
3. 分类编号：档案管理员根据文件类别进行编号并录入系统；
4. 归档保存：纸质文件按顺序存放于档案柜，电子文件上传至指定服务器；
5. 登记备案：填写《文件归档登记表》，确保可追溯。
五、档案保管与安全
1. 档案室应保持整洁、干燥，配备防火、防潮、防盗设施；
2. 涉密文件需单独存放，并设置权限访问；
3. 档案管理员定期检查档案状态，发现损坏及时修复或补救；
4. 禁止私自复制、外传或销毁档案资料。
六、档案调阅与借阅
1. 借阅档案需填写《档案借阅申请单》并经审批；
2. 借阅人须在规定时间内归还，逾期未还需重新申请；
3. 涉密文件未经批准不得借阅；
4. 归还时由档案管理员核对无误后方可销号。
七、档案销毁
1. 有效期已满或无继续保存价值的档案，经相关部门审核后可申请销毁；
2. 销毁前需填写《档案销毁申请表》，经主管领导批准；
3. 销毁过程应有两人以上在场监督，确保信息安全；
4. 销毁后需在登记簿上注明销毁时间与方式。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由综合办公室负责解释；
2. 各部门可根据实际情况制定实施细则；
3. 对违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应处理。
附件：
- 附件1：《文件归档登记表》
- 附件2：《档案借阅申请单》
- 附件3：《档案销毁申请表》
通过本制度的实施，公司将实现对文件档案的规范化管理，提高信息利用率，保障企业运营的安全与有序。
